Dokumentieren Sie alle Verarbeitungstätigkeiten von personenbezogenen Daten – einfach und übersichtlich.
Vorlage: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) – Dokumentieren Sie alle Verarbeitungstätigkeiten von personenbezogenen Daten – einfach und übersichtlich
Ein effektives Verarbeitungsverzeichnis (VVT) ist ein wesentlicher Bestandteil der Datenschutzpraxis in Unternehmen. Durch die strukturierte Dokumentation aller Verarbeitungstätigkeiten von personenbezogenen Daten gewährleisten Sie nicht nur die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), sondern schaffen auch Transparenz und Vertrauen bei Mitarbeitern, Kunden und Partnern. Nutzen Sie diese Vorlage, um Ihr eigenes Verarbeitungsverzeichnis einfach und übersichtlich zu erstellen.
1. Allgemeine Informationen:
Unternehmensname: [Name des Unternehmens]
Verantwortliche Stelle: [Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen]
2. Zweck des Verarbeitungsverzeichnisses:
Das Verarbeitungsverzeichnis dient der systematischen Erfassung aller Verarbeitungstätigkeiten personenbezogener Daten im Unternehmen. Es bietet eine Grundlage für die Erfüllung der Informationspflichten nach Art. 30 DSGVO und ermöglicht eine transparente Darstellung der Datenverarbeitung.
3. Kategorien von personenbezogenen Daten:
Erfassen Sie die verschiedenen Kategorien personenbezogener Daten, die im Unternehmen verarbeitet werden. Dies kann z.B. Kundendaten, Mitarbeiterdaten, Lieferantendaten, etc. umfassen.
4. Verarbeitungstätigkeiten:
Erstellen Sie eine Liste aller Verarbeitungstätigkeiten, die im Unternehmen durchgeführt werden. Für jede Tätigkeit sollten folgende Informationen erfasst werden:
- Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit: Klare und eindeutige Bezeichnung.
- Zweck der Verarbeitung: Warum werden die Daten verarbeitet?
- Kategorien betroffener Personen: Wer sind die Betroffenen der Datenverarbeitung?
- Kategorien von Empfängern: An wen werden die Daten weitergegeben?
- Drittlandübermittlung: Werden Daten außerhalb der EU übermittelt?
- Speicherdauer: Wie lange werden die Daten gespeichert?
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM): Welche Sicherheitsvorkehrungen sind getroffen worden?
5. Verzeichnis für Auftragsverarbeiter:
- Wenn Auftragsverarbeiter involviert sind, erstellen Sie ein separates Verzeichnis mit deren Namen, Kontaktdaten und den Datenkategorien, die von ihnen verarbeitet werden.
6. Aktualisierung und Revision:
- Planen Sie regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen des Verarbeitungsverzeichnisses, um sicherzustellen, dass es stets den aktuellen Gegebenheiten entspricht.
7. Datenschutzbeauftragter:
- Tragen Sie die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten ein, falls vorhanden.
8. Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA):
- Wenn erforderlich, verweisen Sie auf durchgeführte Datenschutz-Folgenabschätzungen und dokumentieren Sie die wichtigsten Ergebnisse.
9. Einhaltung der DSGVO:
- Stellen Sie sicher, dass alle im Verarbeitungsverzeichnis erfassten Verarbeitungstätigkeiten den Grundsätzen und Anforderungen der DSGVO entsprechen.
10. Datenschutzinformationen für Betroffene:
- Verweisen Sie auf die Datenschutzinformationen für betroffene Personen, die transparent und leicht verständlich über die Datenverarbeitung informieren.
Mit dieser Vorlage schaffen Sie eine solide Basis für Ihr Verarbeitungsverzeichnis, das nicht nur die rechtlichen Anforderungen erfüllt, sondern auch einen Mehrwert für Ihr Unternehmen in Bezug auf Datenschutz und -transparenz bietet.