Kosten eines externen Datenschutzbeauftragten

Wie bei allen Entscheidungen rund um Ihr Unternehmen stellt sich bei der adäquaten Umsetzung Ihres betrieblichen Datenschutzes die Kostenfrage. Die Beauftragung eines externen Datenschutzbeauftragten (DSB) ist mit Kosten verbunden, die jede Firma gering halten möchte. Da die Einhaltung der DSGVO mit allen Auswirkungen im Bereich Datenschutz verpflichtend ist, kommen Sie um eine Investition in diesem Bereich Ihres Unternehmens nicht umher. Es geht somit nicht darum, Kosten im Bereich Datenschutz gänzlich zu vermeiden. Vielmehr ist wichtig, diese zu optimieren und eine individuelle Lösung für Ihren Betrieb zu finden. In dieser Hinsicht ist ein externer DSB fast immer die optimalere Lösung.

Höhe von Bußgeldern nicht unterschätzen
Die Aufsichtsbehörden in Deutschland und Europa sprechen seit Mai 2018 Bußgelder aus, wenn Verstöße gegen die DSGVO festgestellt werden, Bußgelder dieser Art wurden in den letzten Jahren bereits vollstreckt und haben einige namhafte Unternehmen aus diversen Branchen getroffen. Die Größe eines Unternehmens und die wirtschaftlichen Auswirkungen des Bußgeldes auf den Geschäftsbetrieb spielen hierbei keine Rolle. Zwar ist der Umsatz des Betriebs ein Maßstab bei der Kalkulation des Bußgeldes, die Schwere des Vergehens ist jedoch ein noch wichtiger Maßstab. Und diese wirkt sich sehr zu Ungunsten Ihres Betriebs aus, wenn Maßnahmen und Investitionen für einen zeitgemäßen Datenschutz gänzlich ausgeblieben sind.

Innerhalb Deutschlands können die ausgesprochenen Bußgelder bis zu 300.000 Euro erreichen. Auf europäischer Ebene liegen die Bußgelder im Einzelfall noch höher. Dieser Maßstab wird herangezogen, wenn Ihr Unternehmen über Grenzen hinweg tätig ist und Ihre Versäumnisse im Datenschutz von einem internationalen Ausmaß sind. Selbst wenn sich das ausgesprochene Bußgeld „nur” im fünfstelligen Eurobereich bewegt, liegt dies um ein Vielfaches über den Ausgaben, die Sie für einen zeitgemäßen Datenschutz durch einen externen DSB leisten. Einfach gesagt: Jede Lösung ist für Ihr Unternehmen wirtschaftlicher, als das Risiko extrem hoher Bußgelder einzugehen.

Kostenvorteil gegenüber internen Lösungen
Sobald sich Firmen erstmals mit dem Thema Datenschutz befassen, denken viele Unternehmen über eine interne Lösung nach. Viele glauben, durch die Benennung eines internen DSB mit Mitarbeiterkreis lassen sich Kosten einsparen. Der Mitarbeiter ist schließlich schon jetzt Teil der Gehaltsliste und verlagert als DSB lediglich seinen Tätigkeitsbereich. Diese Überlegungen gehen allerdings zu kurz und sorgen schneller als gedacht für unerwünschte Kosten Ihres Betriebs.

Zum einen können Sie als internen DSB lediglich einen qualifizierten Mitarbeiter benennen. Die Kosten für die Fort- und Weiterbildung des Mitarbeiters hat Ihr Unternehmen alleine zu tragen. Außerdem ist der Arbeitsumfang im Datenschutz je nach Firma und Branche nicht zu unterschätzen. Nicht selten geht Ihnen einen Arbeitskraft in einem bislang vertrauten Bereich verloren, so dass es langfristig doch zur Neuanstellung eines weiteren Mitarbeiters mit entsprechenden Kosten kommen muss.

Vertrauen Sie deshalb auf einen externen Partner. In diesem Fall stellt ein externer Dienstleister die Qualifikation Ihres DSB sicher, auch um Fort- und Weiterbildungen müssen Sie sich nicht kümmern. Sie und Ihre Mitarbeiter können sich ohne Einschränkungen dem operativen Tagesgeschäft widmen, während Sie alle Arbeitsprozesse rund um Ihren betrieblichen Datenschutz einem externen Experten überlassen. Konkrete Zahlen für den Kostenvorteil haben wir in unseren Grafiken für Sie zusammengestellt.

Kosten für den externen DSB individuell kalkulieren
Auch wenn Kosten für die externe Betreuung im Datenschutz anfallen, müssen Sie keine horrend hohen Ausgaben fürchten. Jedes Unternehmen unterliegt anderen Anforderungen seitens des Gesetzgebers, wenn es um die Umsetzung der DSGVO geht. Hier spielt die Größe Ihres Unternehmens genauso ein wie Art und Umfang der Datenerhebung in Ihrem Betrieb. Hierüber hinaus bringen Firmen unterschiedliche Vorstellungen mit, welchen Service Sie von Ihrem Datenschutz-Partner erwarten. Dies kann der Einsatz einer Datenschutz-Software oder die Erstellung regelmäßiger Berichte zu durchgeführten Datenschutz-Maßnahmen sein.

Als Datenschutz-Partner vertrauen wir deshalb auf ein gestaffeltes Modell mit einer Reihe von Leistungspaketen. Diese geben Ihnen alle Freiheiten, von einem externen DSB nach Ihrem Bedarf in Leistungen und Kosten zu profitieren. Im Vorfeld klären wir gerne mit Ihnen in einem persönlichen Gespräch ab, welche Leistungspakete in Ihrer Situation eine sinnvolle Wahl darstellen. Einzelne Leistungen lassen sich auf Wunsch von Ihnen hinzubuchen. Das Ergebnis ist ein individuell kalkulierter Datenschutz nach Maß, der Sie auch in den Kosten überzeugen wird.

Ein weiterer Vorteil: Image-Gewinn Ihres Unternehmens
Über die Jahre kommt es immer wieder zu großen und kleinen Verstößen gegen die DSGVO. Teilweise sind diese Verstöße und Datenlecks so weitreichend, dass Kunden und Geschäftspartner Verträge kündigen und die geschäftlichen Beziehungen einstellen. Ein verantwortungsvoller Umgang mit dem Thema Datenschutz spielt stärker in Ihr Firmen-Image ein, als Sie es vermuten werden. Doch genauso, wie ein Verstoß gegen die DSGVO für negative Schlagzeilen sorgt, können Sie vom bestmöglichen Umgang mit allen Daten Ihres Unternehmens profitieren.

Entscheiden Sie sich für eine externe Lösung und kommunizieren Sie diese Entscheidung nach außen. Mit unserer umfassenden Haftung und Absicherung zeigen Sie Ihren Geschäftspartnern und Kunden, dass selbst im Extremfall keine wirtschaftlichen Folgen durch unvorhersehbare Verstöße gegen die DSGVO drohen. All dies zusammen sorgt für einen starken Außenauftritt, den Sie für Ihr Marketing und Ihr Firmen-Image nutzen können.

Offenes Wort zur Einrichtungspauschale und warum sie nötig ist
Wenn Sie zum ersten Mal auf ein professionelles Datenschutzmanagement vertrauen, lässt sich eine Reihe von Vorarbeiten nicht verhindern. Als erfahrener, externer Partner übernehmen wir diese Bestandsaufnahme gerne für Sie. So muss die gesamte Unternehmensstruktur zu Papier gebracht und Ihre betrieblich genutzte Hard- und Software erfasst werden. Wir legen Abteilungen, Mitarbeiter und Aufgabenbereiche an, genauso sind Verarbeitungstätigkeiten für erfasste Daten zu definieren und festzuhalten. Auch die Datensicherheit (TOM) ist zu dokumentieren und vieles mehr. All diese Prozesse nehmen Arbeitszeit und Mühen in Anspruch, die mit einer einmaligen Einrichtungspauschale vergütet werden.

Ihr Unternehmen sollte das Thema Datenschutz auch langfristig ernstnehmen und im Datenschutzmanagement auf zeitgemäße Lösungen vertrauen. Da die Einrichtungspauschale nur einmal anfällt, ist diese Investition für die langfristige Planung absolut sinnvoll. Die Pauschale ist zudem günstiger, als Sie denken. Sprechen Sie uns einfach an, um mehr über die hiermit verbundenen Kosten zu erfahren.

Guter Datenschutz – preiswerter als Sie denken
Umfassender Datenschutz und die sachgerechte Umsetzung der DSGVO haben zwar Ihren Preis. In den meisten Fällen ist ein professioneller Datenschutz jedoch günstiger, als Sie denken. Mit einem externen DSB entscheiden Sie sich für den goldenen Mittelweg zwischen einer zertifizierten und fachgerechten Betreuung bei gleichzeitiger Optimierung Ihrer Kosten. Wir als Partner sind mit den Anforderungen zahlreicher Branchen vertraut und helfen Ihnen, Datenschutz in einer gesetzeskonformen Weise umzusetzen. Neutralität, Fachkunde und Vertraulichkeit sind hierbei die wichtigsten Grundprinzipien unserer Tätigkeit. Vermeiden Sie mit uns teure Bußgelder und leisten Sie zugleich einen wertvollen Beitrag für Ihr Firmenimage.