Gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) umfassen Verarbeitungstätigkeiten alle Vorgänge im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, angefangen von der Erhebung bis zur Löschung.
Beispiel Verarbeitungstätigkeit: Erfassung von Weiterbildungen, Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern
Zweck: Die Erfassung von Weiterbildungen, Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern dient dazu, einen strukturierten Überblick über die berufliche Qualifikation und Entwicklung der Mitarbeiter zu gewährleisten. Diese Verarbeitungstätigkeit ermöglicht es dem Unternehmen, effektive Schulungsprogramme zu planen, individuelle Weiterbildungsbedarfe zu identifizieren und die Einhaltung von Schulungszielen zu überwachen.
Art der erfassten Daten:
- Personendaten (Name, Mitarbeiter-ID)
- Angaben zur durchgeführten Weiterbildung (Datum, Dauer, Art der Schulung)
- Qualifikationen und Zertifikate
- Feedback und Bewertungen der Teilnehmer
Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung basiert auf der Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO) sowie auf dem berechtigten Interesse des Unternehmens an der kontinuierlichen beruflichen Entwicklung seiner Mitarbeiter (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO).
Datenspeicherung: Die erfassten Daten werden für die Dauer der Beschäftigung des Mitarbeiters und darüber hinaus gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert.
Datensicherheit: Um die Vertraulichkeit und Integrität der erfassten Daten zu gewährleisten, werden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen gemäß Artikel 32 DSGVO implementiert. Dies schließt den Zugriff auf die Daten nur für autorisierte Personen ein und gewährleistet die Verschlüsselung sensibler Informationen.
Betroffenenrechte: Mitarbeiter haben gemäß DSGVO das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten. Darüber hinaus steht ihnen das Recht zu, der Verarbeitung ihrer Daten zu widersprechen.
Transparenz und Information: Die Mitarbeiter werden transparent über die Verarbeitung ihrer Daten im Zusammenhang mit Weiterbildungsmaßnahmen informiert. Dies erfolgt durch klare Datenschutzrichtlinien, Schulungen und entsprechende Hinweise bei der Erfassung der Daten.
Diese Verarbeitungstätigkeit zielt darauf ab, die berufliche Entwicklung der Mitarbeiter zu fördern und gleichzeitig sicherzustellen, dass sämtliche datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten werden.
Hier sind die 10 wichtigsten Verarbeitungstätigkeiten:
Datenverarbeitung zur Vertragserfüllung:
- Erfassung und Nutzung personenbezogener Daten, die zur Erfüllung eines Vertrags notwendig sind.
Datenverarbeitung aufgrund rechtlicher Verpflichtungen:
- Verarbeitung personenbezogener Daten zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Verpflichtungen.
Einwilligungsbasierte Datenverarbeitung:
- Verarbeitung personenbezogener Daten nach ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person.
Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse:
- Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben oder im öffentlichen Interesse.
Notwendige Datenverarbeitung für lebenswichtige Interessen:
- Verarbeitung personenbezogener Daten, die erforderlich ist, um das Leben oder die Unversehrtheit einer Person zu schützen.
Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen:
- Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder Dritter.
Automatisierte Entscheidungsfindung inklusive Profiling:
- Nutzung automatisierter Prozesse zur Entscheidungsfindung, einschließlich Profiling, unter bestimmten Bedingungen.
Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Beschäftigungsverhältnissen:
- Verarbeitung personenbezogener Daten im Kontext von Beschäftigungsverhältnissen, einschließlich Personalmanagement und Lohnabrechnung.
Datenverarbeitung im Marketing und Vertrieb:
- Nutzung personenbezogener Daten für Marketingaktivitäten, sofern eine rechtliche Grundlage vorliegt, z.B. Einwilligung oder berechtigtes Interesse.
Datenverarbeitung für Forschungszwecke:
- Verarbeitung personenbezogener Daten für wissenschaftliche oder statistische Forschungszwecke unter bestimmten Voraussetzungen.
Es ist wichtig zu beachten, dass jede Verarbeitungstätigkeit den Grundsätzen der DSGVO, insbesondere der Rechtmäßigkeit, Fairness, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit, unterliegen muss.